Uudelleenkäytettävät työnkulut
Uudelleenkäytettävät työnkulut eli taidot ovat tallennettuja ohjeita työlle, jonka haluat tehtävän samalla tavalla useammin kuin kerran.
Mikä uudelleenkäytettävä työnkulku on
Taito on Assistelalle annettu nimetty ohje. Pitkän selityksen toistamisen sijaan tallennat tavoitteen, säännöt, tarvittavat syötteet ja odotetun tuloksen kerran. Assistela lataa koko työnkulun vain sen ollessa olennainen, joten asiayhteys ei täyty turhaan.
Yhtenäinen tulos
Toistuva raportti samalla rakenteella, osioiden nimillä ja tarkistuslistalla.
Yhtenäiset säännöt
Tiedoston tai sähköpostin käsittely aina samalla turvallisella tavalla.
Yhteiset käytännöt
Tehtävämuoto, projektinimet ja luonnoksen valmistelu ennen lähettämistä.
Toistuva tarkistus
Tietyn sivun lukemisen tarkat vaiheet ilman arkaluonteista automaattista lähetystä.
Mistä ne löytyvät
Avaa Assistela → Asetukset → Lisäasetukset → Uudelleenkäytettävät työnkulut. Luettelo näyttää käytettävissä olevat taidot. Sovelluksen oletustyönkulut voivat olla vain luettavissa; omia työnkulkujasi voi muokata. Sivu näyttää myös työnkulkujen käytettävissä olevat työkalut.
Assistela voi työn aikana ehdottaa uutta opittua työnkulkua tai oman työnkulkusi päivitystä. Lue sen koko sisältö muiden ohjeiden tavoin ennen automaattista käyttöä.
Mitä hyvä työnkulku sisältää
- Selkeä käynnistin: milloin sitä käytetään ja milloin ei.
- Vaaditut syötteet: esimerkiksi projektinimi, päivämääräväli tai lähdetiedosto.
- Vaiheet ja rajat: mitä se saa lukea ja valmistella ja missä sen pitää odottaa hyväksyntää.
- Tulosmuoto: tiivis yhteenveto, taulukko, sähköpostiluonnos tai tallennettu tiedosto.
- Virheenkäsittely: mitä tehdään, kun tili, oikeus tai odotettu tieto puuttuu.
Tallennettu työnkulku ei voi ohittaa käytöstä poistettua työkalua, puuttuvaa macOS-oikeutta tai arkaluonteisen toiminnon hyväksyntää. Se kuvaa, miten jo antamiesi oikeuksien puitteissa toimitaan.
Työnkulku vai ajastettu tehtävä
- Taito kuvaa, miten toistuva työ tehdään.
- Ajastettu tehtävä kertoo, milloin tietty ohje suoritetaan.
- Voit yhdistää ne: ajastettu tehtävä voi pyytää Assistelaa käyttämään tallennettua viikkoraportin työnkulkua joka perjantai.
Turvallinen käyttö
- Suorita uusi työnkulku ensin käsin vaarattomilla testitiedoilla.
- Tarkista työn tiedoista työkalut ja tulos.
- Älä lisää salaisia arvoja suoraan työnkulun tekstiin; viittaa suojattuihin tileihin tai kohteisiin.
- Yhdistä se Ajastettuihin tehtäviin vasta onnistuneen testin jälkeen.
- Testaa uudelleen palvelun tai kentän nimen muuttuessa.
Taito voi sisältää tiedosto-, verkko-, sähköposti- tai pääteohjeita. Tarkista toisen työnkulun lähde, koko sisältö ja pyydetyt työkalut ennen tuontia tai suorittamista.