Herbruikbare workflows
Herbruikbare workflows, oftewel skills, zijn opgeslagen instructies voor werk dat u meer dan eens op dezelfde manier wilt laten uitvoeren.
Wat een herbruikbare workflow is
Een skill is een gids met een naam voor Assistela. In plaats van bij elke herhaling een lange uitleg te schrijven, slaat u het doel, de regels, vereiste invoer en het verwachte resultaat één keer op. Assistela laadt de volledige workflow alleen wanneer die relevant is, zodat de context niet onnodig wordt gevuld.
Consistente uitvoer
Een terugkerend rapport met dezelfde structuur, onderdeelnamen en checklist.
Consistente regels
Een bestand of e-mail telkens met dezelfde veilige procedure verwerken.
Gedeelde afspraken
Taakindeling, projectnamen en een concept voorbereiden vóór verzending.
Herhaalde controle
Exacte stappen om een bepaalde pagina te lezen zonder automatisch gevoelige gegevens te versturen.
Waar u ze vindt
Open Assistela → Instellingen → Geavanceerd → Herbruikbare workflows. De lijst toont beschikbare skills. Standaardworkflows die met de app worden geleverd, zijn mogelijk alleen-lezen; uw eigen gebruikersworkflows kunt u bewerken. Dezelfde pagina toont ook de beschikbare gereedschappen die workflows mogen gebruiken.
Tijdens het werk kan Assistela een nieuwe aangeleerde workflow voorstellen of een van uw eigen workflows bijwerken. Lees de volledige inhoud zoals elke andere instructie voordat u deze automatisch gebruikt.
Wat een goede workflow bevat
- Een duidelijke trigger: wanneer de workflow wel en niet moet worden gebruikt.
- Vereiste invoer: zoals projectnaam, datumbereik of bronbestand.
- Stappen en grenzen: wat de workflow mag lezen, wat hij mag voorbereiden en waar hij voor goedkeuring moet stoppen.
- Uitvoerindeling: een beknopte samenvatting, tabel, e-mailconcept of opgeslagen bestand.
- Foutafhandeling: wat te doen als een account, machtiging of verwachte gegevens ontbreken.
Een opgeslagen workflow kan een uitgeschakeld gereedschap, ontbrekende macOS-machtiging of goedkeuring voor een gevoelige actie niet omzeilen. De workflow beschrijft hoe moet worden gewerkt binnen de toegang die u al hebt verleend.
Workflow tegenover geplande taak
- Een skill beschrijft hoe terugkerend werk wordt uitgevoerd.
- Een geplande taak bepaalt wanneer een bepaalde instructie wordt uitgevoerd.
- U kunt ze combineren: een geplande taak kan Assistela vragen om elke vrijdag de opgeslagen workflow voor het weekrapport te gebruiken.
Veilig gebruik
- Voer een nieuwe workflow eerst handmatig uit met onschuldige testgegevens.
- Controleer de gereedschappen en het resultaat in de werkdetails.
- Zet geheime waarden niet rechtstreeks in de workflowtekst; verwijs naar beveiligde accounts of onderdelen.
- Koppel de workflow pas na een geslaagde test aan Geplande taken.
- Test opnieuw nadat de naam van een dienst of veld is gewijzigd.
Een skill kan instructies bevatten voor bestanden, web, e-mail of terminal. Controleer de bron, volledige inhoud en gevraagde gereedschappen voordat u de workflow van iemand anders importeert of uitvoert.